Hoá đơn điện tử là gì? Chúng có đặc điểm gì, kết cấu như thế nào và trong trường hợp hoá đơn điện tử không có ngày ký thì sẽ phải xử lý ra sao?
Ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển tiến bộ, hiện đại, kéo theo đó là sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử (hay còn gọi là mua bán qua internet). Từ đó mà hoá đơn điện tử cũng ngày càng trở nên phổ biến và được sử dụng rộng rãi hơn.
HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ LÀ GÌ?
Hóa đơn điện tử là một hình thức hoá đơn được lập bằng các phương tiện điện tử. Phương pháp lập hóa đơn điện tử được các đối tác trong thương mại (ví dụ như khách hàng và các nhà cung cấp của họ) sử dụng để xuất trình và quản lý, giám sát các tài liệu trong giao dịch và đảm bảo các điều khoản trong thỏa thuận thương mại (hợp đồng) của họ được thực hiện đáp ứng yêu cầu.
Theo quy định của pháp luật, Hóa đơn điện tử là hóa đơn được định dạng theo dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, … ký số bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền ở quầy thu ngân có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hoá đơn điện tử bao gồm Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn Giá trị gia tăng (VAT), Phiếu thu điện tử, … và các loại hoá đơn, chứng từ khác bằng tem, vé, thẻ có gắn chip được quản lý bằng hệ thống điện tử.
NỘI DUNG HỢP LỆ CỦA HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
Quy định tại khoản 5 Điều 4 và các điều 6,7,8 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Hóa đơn điện tử thông thường sẽ bao gồm các nội dung sau:
- Tên của hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán hàng hoá;
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua hàng (nếu có – thường khi người mua là tổ chức);
- Tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế suất thuế giá trị gia tăng (thuế suất thuế giá trị gia tăng theo quy định là 10%), tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có VAT với hoá đơn điện tử là hóa đơn GTGT;
- Tổng số tiền đã thanh toán;
- Chữ ký số hay chữ ký điện tử của người bán hàng;
- Chữ ký số hay chữ ký điện tử của người mua hàng (nếu có);
- Thời điểm 2 bên lập hóa đơn điện tử;
- Mã số của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã;
- Phí, lệ phí nộp vào ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ KHÔNG CÓ NGÀY KÝ LÀ NHƯ THẾ NÀO?
Theo đó, trên hoá đơn điện tử bắt buộc phải có ghi ngày ký hay chính là thời điểm 2 bên lập hóa đơn. Hai nội dung này phải khớp nhau thì mới được coi là hoá đơn điện tử hợp lệ.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với việc bán hàng hóa là thời điểm bên bán chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt rằng người bán hàng đã thu được tiền hàng hay chưa.
Trong khi đó, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động cung cấp dịch vụ là thời điểm bên cung cấp hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn, không phân biệt bên cung cấp dịch vụ đã thu được phí dịch vụ hay chưa.
Như vậy, thời điểm lập hoá đơn hay ngày ký là một nội dung không thể thiếu trên hoá đơn điện tử.
HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ KHÔNG CÓ NGÀY KÝ THÌ XỬ LÝ RA SAO?
Trường hợp trên hóa đơn điện tử thể hiện ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn không khớp nhau thì sẽ được cơ quan thuế kết luận là không hợp lệ. Đây được là những hóa đơn kết xuất sai thời điểm và có thể bị cơ quan thuế xử phạt và loại trừ chi phí trên hoá đơn.
Hiện nay, Hóa đơn điện tử đã và đang được Chính phủ quy định khuyến khích đưa vào sử dụng phổ biến tại tất cả các doanh nghiệp nhằm tăng cường an toàn cho giao dịch, góp phần thúc nền kinh tế tiến bộ trong thời đại công nghệ số.
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, hãy đọc bài viết để xử lý kịp thời việc hóa đơn điện tử không có ngày ký tránh trường hợp bị cơ quan có thẩm quyền xử lý.
